日報は現場毎に取るべきか、個人毎に取るべきか?

目次

  • 日報は現場毎に収集すべきか、個人毎に収集すべきか
  • 現場作業時間は個人が持っている時間の一部分にしか過ぎない
  • 個々人の作業内容が分かったら改善作業へ
  • まとめ

皆様は自社で運用されている日報をうまく活用できていますか?

この記事をご覧の方には「ばっちり活用できているよ!」という方もいれば、「いや、ただの作業になっていて従業員も決められているからただこなしている感じかな」という方もいらっしゃると思います。

日報は従業員のモチベーションの定点観測的な意味合いもあれば、労働時間を把握して生産性を把握する意味合いもある等、様々な使われ方があります。

今回は、特に生産性を向上させる意味合いで日報を使うものとして、日報の運用方法について触れていきたいと思います。

日報は現場毎に収集すべきか、個人毎に収集すべきか

さて、タイトルでも書いている質問ですが、貴社では日報を現場毎に運用されていますか?それとも個人毎に運用されていますか?
結論から申し上げますと、今回の生産性を向上させるという意味合いで使うという前提であるなら日報は個人毎に運用されることをお勧め致します。

日報は個人毎に収集すべし

それでは、何故日報を個人毎に収集するべきなのかということですが、ズバリ電気工事会社において人の動きは最も生産性に影響するからです。
電気工事業界は労働集約型産業と呼ばれる業界の一つで、生産するうえで人の手の要素が非常に大きなウエイトを占めます。
製造業のように、生産するうえで機械のウエイトが大きい業界であれば、センサ等を使って機械の稼働時間を見る等できるのですが、電気工事業界ではそういうわけにもいかないため、個人毎の日報が重要になってくるわけです。

現場毎に細かく作業者の動きを見ることができれば良いのですが、恐らく現場毎に日報をまとめられている会社様は現場責任者が日報をまとめて提出しているのではないでしょうか?
そうなると、中々個々人の動きを把握することができず、生産性向上につなげるための情報が取りにくくなってしまいます。

また、現場毎に日報を取っていると現場以外の動きである移動時間や事務作業時間が見られなくなってしまうため、本当の個人毎の生産性に焦点を当てることができなくなってしまいます。

現場作業時間は個人が持っている時間の一部分にしか過ぎない

それでは実際、個人の動きはどのような位置づけになっているでしょうか。
下の図は、案件と個々人の業務イメージです。

案件と個々人の時間イメージ

見ていただくとわかるように、個人個人は複数の案件にまたがって作業をしています。
現場毎の作業日報にしてしまうと、現場時間のみにフォーカスされてしまうため、全体が見えなくなってしまいます。

また、個々人の動きが把握できれば現場毎の作業日報を作ることができるため、情報を網羅する、という意味でも日報は個人毎の運用に切り替えたほうが様々なデータの使い方ができるようになります。

個々人の作業内容が分かったら改善作業へ

そして、何より大事なのは、個人日報の運用が始まったら、日報をちゃんと活用して意味のあるものにしていきましょう
日報をただの情報として流してしまうと、従業員のモチベーションも上がりませんし、何より日報を書いている時間が無駄になってしまいます。
だったら日報を書かない方が良いのでは、ということになります。

個人運用の日報が始まったら、ちゃんと個々人の生産性を見直して、生産性の改善検討を進めていきましょう。
例えば移動時間が明らかに長いようであれば移動時間が長いところのお客様は取らないといった方針を立てたり、営業時に想定していた人工との違いがあればそれを正して今後の見積提出時に役立てたりしていくことが大切です。

実際、移動時間の無駄に気づき商圏を車で1時間で行ける範囲内に絞った企業や、書類作成等の事務時間が長くRPA(事務作業ロボット)を取り入れた企業もある等、個人毎の動きを把握することで生産性向上ひいては従業員の満足度向上につながっていきます。

また、これはマークテックが作ったものではありませんが、業務改善にはこのフレームワークが有効です。

業務改善のフレームワーク

そして、何より大事なのは、個人日報の運用が始まったら、日報をちゃんと活用して意味のあるものにしていきましょう
日報をただの情報として流してしまうと、従業員のモチベーションも上がりませんし、何より日報を書いている時間が無駄になってしまいます。
だったら日報を書かない方が良いのでは、ということになります。

個人運用の日報が始まったら、ちゃんと個々人の生産性を見直して、生産性の改善検討を進めていきましょう。
例えば移動時間が明らかに長いようであれば移動時間が長いところのお客様は取らないといった方針を立てたり、営業時に想定していた人工との違いがあればそれを正して今後の見積提出時に役立てたりしていくことが大切です。

実際、移動時間の無駄に気づき商圏を車で1時間で行ける範囲内に絞った企業や、書類作成等の事務時間が長くRPA(事務作業ロボット)を取り入れた企業もある等、個人毎の動きを把握することで生産性向上ひいては従業員の満足度向上につながっていきます。

また、これはマークテックが作ったものではありませんが、業務改善にはこのフレームワークが有効です。

これらの取組を成功させるためにも、まずは日報を個人日報にし、運用していくことが大切になります。

まとめ

以上、いかがでしたでしょうか?
是非今後の日報運用の参考にしていただければ幸いです。
(もし上手く生産性向上することができたら教えていただけたら嬉しいです)

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